Стани по-добър мениджър в 5 стъпки

Във всяка голяма организация, има йерархия на управление, която поддържа работата, така че тя да се извършва безпроблемно. Един добър мениджър действа като посредник, променя нещата тук и там, но с голям ефект. Да бъдеш добър мениджър е нещо средно между хладнокръвен водач и ръководство чрез пример. Това е едно от най-трудните работни места, защото трябва да се управляват и хората, и очакванията. Въпреки това, има няколко трика, които ще ви помогнат успешно да се справяте с всичките си отговорности, със стил и с ентусиазъм.

Част първа: Мотивация

1. Мотивиране на служителите

Задайте си въпросите: Защо служителите са тук? Какво ги държи във вашата организация и какво ги спира, да не отидат някъде другаде? Какво прави добрия ден, добър? Какво ги кара да стоят в организацията след лош ден или лоша седмица? Не си мислете, че всичко е пари – повечето хора не са толкова елементарни.

• Ако успеете да зачитате ценностите на членовете от вашия екип, те ще ви дадат 110% от тяхното старание.
• Попитайте служителите какво харесват, и какво не харесват в работата си. Насърчете ги да бъда честни с вас. След това предприемете действия въз основа на това, което знаете за това.
• Дайте допълнителни облаги. Ако здравето е важно за тях, дайте им време, за да отидат на фитнес. Ако семейството е важно за тях, зачетете времето, когато се налага да изпратят децата си на училище сутрин, или да ги вземат в следобедните часове.

2. Направете хората да се чувстват добре заради това, което правят

• Успешният мениджър аплодира работниците и служителите от време на време. Това е така, защото добрите мениджъри знаят, че щастливите хора са по-продуктивни.
• На среща с шефа си, например, споменете нещо за тези ваши работници, които се справят добре. Ако шефът ви похвали тези работници, като каже нещо добро за тях, те ще се чувстват оценени. Този вид комплименти не остават незабелязани.
• Частни разговори, кратки. В такива разговори обсъждайте със служителите си техните постижения и неуспехи, дайте съвет как да се справят по-добре. Това помага за по-добра мотивация.

3. Казвайте на служителите си, че ги цените

Просто отидете и го кажете, а може и на чаша кафе или бира. Работник или служител, който знае, че е оценен, ще работи по-усилено, ще се радва на работата и ще е пример за другите. Добрите работници са ценни за колектива. Те са ефективни, дисциплинирани и отговорни, и насърчават всички. Оценете ги!

ЧАСТ ВТОРА: Поставяне на цели

1. Осмислете целите

Какви са целите, които поставяте – високи, нереалистични или реални, или ниски. При ниските цели се играе консервативно и почти никой не надвишава нивото си. Все пак на мениджър, който никога не поставя високи цели, явно му липсва амбиция. Дори консервативният покер играч знае, че трябва да влезеш all-in от време на време.

2. Уверете се, че всеки служител знае какво се очаква от него

Конкретните цели, дават яснота на служителите и ги държи фокусирани върху работата. Изрично очертайте това, което очаквате, крайният срок и какви резултати очаквате.

3. Целенасочена обратна връзка

Бързата обратна връзка, която е фокусирана върху работата, спомага за подобрение. Задайте разписание за оперативки и събрания, така че вашите служители да знаят кога да ги очакват.

4. Дръжте се за най-високите стандарти

Ние всички знаем за такова управление, при което мениджърът наказва служители и работници, когато сгрешат, но си мълчи, когато той се провали. Това има отрицателен ефект. Служителите виждат целите и стандартите, които сте задали за себе си и искат да ви подражават, те гледат вас!

Трета част: дръжте делегирана отговорност

1. Възлагайте!

Вие сте мениджъра, защото сте добър в това, което правите, но това не означава, че трябва да направите всичко сами. Вашата работа като мениджър е да запознаете другите хора как да си вършат добре работата.

• Започнете с малко. Учете служителите си. Дайте на хората задачи, които, ако се извършат неправилно, може да се поправят. След това постепенно им задавайте задачи с по-голяма отговорност, докато започнат да разбират своите силни и слаби страни.
• Научете как да се предвидят повечето проблеми, които се появяват. Така ще можете да ги оттренирате предварително, преди те да започнат.

2. Задавайте задачи, които ще усъвършенстват вашите служители

Когато те започнат да поемат повече отговорности и работят добре, дайте им задачи, които ще разширят техните умения и навици. Това ще ги направи по-ценни за компанията.

3. Поемете отговорност за грешките на вашите служители

Когато някой от вашите подчинени прави грешка, не ги наказвайте, дори ако това технически не е ваша грешка. Това, което правите, е създаването на култура, в която служителите ви се чувстват удобно, дори и ако допуснат грешки. Това е една много важна концепция. Това позволява на служителите ви да правят нововъведения и в крайна сметка, да се учат или да растат. Работниците, които се учат от грешките си, ще станат по-добри работници, а тези, които се плашат да не направят грешки, обикновено играят твърде безопасно, и никога не се впускат в дълбоки води.

4. Успешният мениджър е като диригент

Мениджъра дирижира музиката, така че всеки елемент да звучи толкова добре, колкото е възможно и резонира с групата като цяло. „Диригентът“ ще даде пример за лоялно и справедливо отношение. Да не се възползва от постиженията на своите служители, а ще гледа собствените си постижения. Това ги мотивира да продължат и преследват успеха.

• Какво се случва, ако сте от типа мениджър, който „краде“ идеята на друг и я представя за своя? Това показва, че сте безскрупулен. А това определено не е образа към които се стремите, и със сигурност не мотивира хората под вас да работят по-успешно.
• Може да мислите, че като поемате отговорност за грешките на други хора ще падне вашият престиж. Ефективният мениджър , не трябва да се притеснява за лаврите си. Хората ще признаят работата ви, те ще бъдат впечатлени, че мотивирате служителите си и ще знаят как да бъдат смирени, когато се налага. Ако работите усилено, ще получите отплата.

5. Осъзнайте собствените си грешни стъпки

Когато нещата не се случват по начина, по който очаквате, признайте, че би могло да се направят по различен начин и кажете това на служителите си. Това показва как и те трябва да се справят със собствените си грешки. Когато започнеш да правиш нещо правилно, след като си го правил неправилно, сподели това с другите. Например: „Причината да натиснете този бутон е такава, защото това се случи с мен. Когато за първи път започнах, а аз направих грешката – натисках синия бутон, мислейки… (това ще се включи системата, която трябва да разреши проблема) …и разбрах, че става още по-лошо.“

Част четвърта: Ефективна комуникация

1. Дръжте вратата отворена

Винаги напомняйте на хората, че ако имат някакви въпроси или притеснения, вие сте готови да ги изслушате. Поддържането на открит канал за комуникация ще ви даде възможност да научавате бързо за проблемите, така че да можете да ги поправите възможно най-скоро. Не бъдете от тези мениджъри, пред които служителите се притесняват, когато имат въпрос или проблем. Гледайте на тези случаи като възможност да дадете съвет колко искате тази организация, за да бъде пълноценно място за работа. Никога не омаловажавайте или отхвърляйте опасенията на служителите си, и винаги се уверявайте, че сте отговорили напълно на техните въпроси.

2. Интерсувайте се от вашите служители

Не свеждайте вашето взаимодействие с работниците си само към бизнес и работа. Попитайте ги за техните интереси, личен живот, създайте лична връзка.

• Да бъдеш наясно с живота на вашите служители извън офиса може потенциално да ви предупреди за период, когато този човек се нуждае от допълнително внимание от вас, например, ако той или тя изисква внезапна почивка за семейно погребение.
• Ако се съобразявате с катаклизмите в личния живот на работниците си, те ще ви възнаградят с лоялност.
• Спазвайте „границите“. Не навлизайте в нещо твърде лично, като религия , политика, или лични взаимоотношения. Можете да запазите приятелство, без да бъдете агресивни.

3. Не смесвайте положителни и отрицателни оценки 

Да речем, че правите анализ на работата на служителите на оперативка. Започваш с това, какво служителите са изпълнили добре, след това започвате да критикувате – „производството е намаляло“, „има спад в приходите“ и т.н. Какво мислите, че ще чуят служителите?

• Когато смесвате положителна и отрицателна оценка и двете неща се изопачават. Положителното се засенчва от негативното, а отрицателното не носи пълната сила на потенциалното си въздействие. Разбира се, може да има ситуации при които ще искат информация за положителните и отрицателни постижения, но като цяло това прави комуникацията по-малко ефективна.
• Когато се смеси положителна и отрицателна оценка, положителното се откроява повече и отрицателното става по-крещящо.

4. Слушайте

Чуйте какво имат да кажат вашите служители и колеги. Не винаги трябва да бъдете водач на срещите и да доминирате на подиума. Направете си труда да слушате и бъдете нащрек при следните случаи:

• Когато служителите активно споделят идеи. Не се намесвайте, само за да се уверете, че гласът ви е част от общата глъч. Това може да сложи край на разговора и идеята.
• Когато емоциите са бурни. Нека хората да изразят своите емоции в безопасна, контролирана среда. Потиснатите емоции могат да се превърнат в негодувание, което руши работните взаимоотношения. По същия начин емоции, които не са адекватно разгледани и разрешени, могат да попречат на рационалната дискусия, която трябва да бъде в основата на работната среда.
• Когато екипите изграждат взаимоотношения или има дискусии. Предложете своята помощ и намеса за изграждане на по-добри взаимоотношения.

5. Изяснете какво чувате

Един добър мениджър се стреми да изрази себе си по-ясно, но и умее да разбира това, което хората около него казват. Можете да повторите това, което другият човек казва, като част от разговора ви. Използвайте тази техника, когато не сте сигурен какво точно другия човек казва.

• Вместо да питате колегата си „Съжалявам, може ли да повторите това, което току-що казахте?“ Или „Аз не съм сигурен, че ви разбирах.“ кажете нещо като „Значи казваш, че бихме могли да повишим производителността, като предлагаме по-смислени стимули. Как всъщност може да се реализира това?“

6. Задавайте въпроси

Интелигентните въпроси показват, че следиш разговора и неточностите се изясняват, когато е необходимо. Не се страхувайте да задавате въпроси, не се притеснявайте, че ще изглеждате „глупави“. Ефективния мениджър знае колко е важно да се разбират нещата правилно. Знайте също, че и другите вероятно ще имат въпроси, а може да не смеят да питат. Питайте често служителите дали имат въпроси към вас и отговаряйте изчерпателно, само така ще се установи позитивна комуникация. Това е целта на добрия мениджър.

Част пета: Възприемете равенството

1. Отнасяйте се към всички еднакво

Много пъти фаворизирането се случва на подсъзнателно ниво. Тенденцията е да се дава по-положителна оценка на хората, които ни напомнят за нас самите, по някакъв начин и които всъщност ни харесват, а не на хората, които работят най-добре в организацията. В дългосрочен план, това са хората, които ще направят най-големия напредък и ще работят усърдно за постигане целите на организацията. Така че следете своето собствено поведение внимателно и осъзнайте на кого давате своето положително отношение. Някои хора се срамуват от похвали, но все пак ги оценяват.

2. Отнасяйте се със служителите си добре

Ако вие сте добри с работниците си и те ще са доволни от работата си, те ще предадат това отношение върху клиентите си и несъмнено ще засили на имиджа на вашата компания.